議事録の要約をAIで。会議の「まとめる時間」を減らす始め方

「会議は終わったのに、議事録づくりでまた時間がかかる」——多くの職場で起きている、地味だけれど大きな負担です。

結論として、議事録の要約は、AIをはじめて使う業務として最も始めやすいものの1つです。特別な準備はいりません。会議のメモや文字起こしをChatGPTなどの生成AIに渡し、決まった形式で要約させるだけで、「まとめる時間」を大きく減らせます。

なぜ議事録がAIに向いているのか

議事録づくりは、AIが得意な「言葉を扱う・整理する」作業の典型です。

これらはAIが得意とする一方、人がやると時間のかかる作業です。だからこそ、最初の一歩に向いています。

手書きメモの箇条書きでも、文字起こしツールの結果でも構いません。完璧である必要はありません。

ChatGPTなどの生成AIに、ただ「要約して」と頼むより、出力の形式を指定すると、そのまま使える議事録になります。たとえば次のように依頼します。

以下の会議メモを、「①決定事項 ②ToDo（担当者つき） ③次回までの宿題」の3つに分けて、箇条書きで要約してください。

AIの出力はたたき台です。決定事項だけは人が目視で確認し、必要なら修正します。これで、時間を減らしながら精度も保てます。

ここがポイント

「形式を指定する」だけで、AIの議事録は一気に実用的になります。決まった型を1つ用意しておくと、毎回のばらつきも減ります。

便利な一方で、社外秘や個人情報を含む会議では注意が必要です。使うツールが入力データをどう扱うかを確認し、社内の利用ルールを整えてから使いましょう。ここを整えておくと、安心して全社に広げられます。

議事録の要約は、小さく始めて効果を実感しやすい業務です。

まずは1つの定例会議から試してみてください。「自社のどの業務から効率化できるか」を相談したい方は、無料相談へ。AI導入全体の進め方は、中小企業のAI導入は何から始める？でも解説しています。

よくある質問

Q.AIに議事録を任せると、内容が間違っていないか心配です。

A.AIが作るのはあくまで「たたき台」です。最終的な確認と責任は人が担います。要約後に決定事項だけは人が目視で確認する運用にすると、時間を減らしつつ精度も保てます。

Q.会議の音声をそのままAIに入れても大丈夫ですか？

A.社外秘や個人情報を含む場合は、情報の取り扱いに注意が必要です。利用するツールのデータ利用ポリシーを確認し、社内の利用ルールを整えたうえで使うことをおすすめします。Hymixではルール整備もあわせて支援しています。